珠海宝锐土物科技有限公司
展会参展管理制度
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文件编号:
文件版次:
起草部门:
生效日期:
控制活动
CA-05-10
A/0
页次:  第1/8页
销售支持部
部门
起草人
部门负责人审核
分管副总审核
内控审核
总经理批准
签名:
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日期:
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CA-05-10
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A/0
文件名称
展会参展管理制度
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修改历史
序号
版次
生效日期
修改内容
受控又佃
l
A/0
全部
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文件颁发部门:
质量保证部
文件发放部门:
营销中心、技术支持部、各研发部门及需要参展的部门

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文仵编号
CA-05丬0
版本版次
Λ/0
文件名称
展会参展管理制度
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1.目的:
为提升各部门展会参展的效果,规范与明确参展管理流程与要求,
理制度。
2.范围:
珠海宝锐生物科技有限公司及其分公司。
落实展会上的各项事宜,特制定本管
3.职责:
3.1销售部门
3.1.1.负责收集相关展会的信息,包括展会时间、地点、规模、主题等,结合财务年度预算要求制定年度参
展计划,形成参展计划表,作为部门年度工作计划项目经公司审核批准;
3.1.2,负责根据具体的参展计划,制定参展方案,包括参加部门、人员、展品、宣传资料、客户预约、各自
的主要任务等;
3,1.3。负责组织参展人员的展前宣导或培训工作,确保展会上团队展现出专业素质和良好企业形象;
3.l。4.负责展会现场的统筹组织与调度工作,确保展会现场有序进行;
3.l。5.负责展会展前现场的展台、展品、宣传资料的确认工作;
3,1.6。负责展会上线索或商机的跟进管理与转化分析评估工作;
3.1.7.负责组织展会后的总结复盘会议,针对展会发掘的客户需求制定响应计划,对表现不足之处提出改善
措施;
3.1.8.在参展前由参展销售部负责人在钉钉提报参展申请,列明展会名称、地点、全部参展人员,起止日期,
经分管高管批准,并抄送销售支持部、人事行政部、财务部。
3.2.销售支持部
3.21.负责公司展会参展管理制度的建立、修订和完善,并监督执行情况;
3.2.2,负责跟进参展销售人员的展会客户信息录入、获取的商机、商业信息等情况;
3.2.3。负责协同销售部门进行展会订单的转化分析工作;
⒊2.4.负责展会后1周内跟进各参展部门负责人收集参展人员的《参展报告》,销售支持部汇总后提交总经
理审阅:
3.2.5,负责展会后1周内跟进销售部门主导召开参展复盘总结会,跟进参展复盘会议纪要的落实情况。
3.3。技术支持部
3.3.1,负责展会前对展会上计划重点推广产品的知识培训,确保参展人员熟悉产品情况;
3.3.2.负责为展会期间现场参观人员技术问题的解答工作。
3.4.各参展部门

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3,4,1,负责本部门参展人员展会礼仪的展前培训工作;
3,4.2。负责明确本部门参展人员的参展目的和主要任务,并提出完成要求;
3.4.3。负责展会结束后l周内完成《参展报告》,参展报告应包含以下几方面:
l、本次参展任务的完成情况概述;
2、本次参展发现的问题和机会分析;
3、相关工作的建议和改善措施等;
3.4.4。负责参加由销售部门组织的展会复盘总结会议。
4.定义:
展会主要指与市场、销售活动相关的各类学术会、博览会、
行业产品博览会、行业产品展览或推介会等。
展示会等。包括:国内外各类专业学术会、
5.工作内容:
5.l展会的管理原则
5.1.1.目标导向,以客户开发、订单转化、品牌推广为核心目标;
5.l。2.过程管控,强化展前筹备,展中执行、展后跟进的闭环管理;
5,1,3.数据驱动,以可量化的数据指标评估展会的效果。
5.2.展会纪律要求
5.2.1.收到参展通知的人员应至少提前1天提请钉钉出差申请,申请通过后方可执行参展;
5,2.2。参展人员统一由销售部门统筹管理,应遵守展会规定,按时参展,撤展,如因个人行为参展迟到或早
退或擅自离场的按照公司《奖惩管理制度》执行;
5.2.2。参展人员应穿着整洁、得体、尽量着正装,礼貌待人,热情服务。
5.3.展会流程与规范管理要求
事项类别
规范管理要求
销售部负责人根据主办方的要求提前报名参展。
展会前l周,完成参展合同或协议确认盖章/付费工作。
1、展会前l周,品宣组应根据销售部的要求进行展台
设计确认并落实,确保展台的顺利搭建;
物料准各
展前筹备
2、展会前1周,品宣组应根据销售部要求制作好参展
的各项宣传资料;
3、展会前l周,诊断原料销售部下发《展会现场客户

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需求信息采集表》、生物医药销售部下发《料咔展会客
户统计表》并开展培训,明确填写要求。
销售部
客户邀约
l、展会前1周,要求参展销售人员提前预约新客户、
意向合作客户或重点客户参展。销售人员将邀约名单
整理成文档发送至部门负责人备案,并开展邀约工作。
如区域或部门负责人有客户专项邀约计划,应配合执
氙      I受
控
文
件
|
2、各参展销售人员应与部门负责人充分沟通拟邀客户
及人员名单,明确展会计划达成的目标,如开发新客
户(项目)、加深客情、技术介绍、推进试用或采购。
各参展部门
交通与住宿
l、仅销售部门人员参展时,人员的交通与住宿由参展
部门结合公司差旅规定和标准自主完成酒店/交通的预
定工作;
2、除销售部门外,还有其他部门协同参展时,由销售
部门负责进行协同参展人员的酒店/交通预定,也可以
由销售部门委托公司人事行政部统一办理。
3、参展应高效、节约。参展人员或部门较多时(两个
或以上部门,三人以上),各部门人员的住宿、交通
应由销售部门统筹安排,需充分考虑同行人员同住条
件、参展时间、行程规划、酒店费用、交通成本等,
应尽量安排同一酒店,方便乘地铁等公共交通统一出
行。
销售部
展台/展品确认
在展会开始前,销售部指定的责任人应提前到现场进
行展台、展品、宣传资料的确认,确保准各工作的无
误。
市场部
展会宣传
品宣组可参照按展会前的15天/l周/l天三个时间节点
进行规划或宣传,销售人员积极转发展会信息。
展中执行
各参展部门
形象准备
所有展台工作人员应着正装,男士头发整洁,女士淡
妆,佩戴参展证,充分展现出团队的良好精神面貌。

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提前到场
销售部门负责统筹组织现场工作。按照举办方要求提
前到场做好准备,并进行各自当日工作计划的确认。
现场接待
1、所有人员应热情、主动的接待每一位来访客人,
真倾听客户需求,对于客户提出的问题,应及时、
确的给予解答并做好沟通记录;
认
 
准
2、所有人员应积极收集《展会现场客户需求信息采集
表》的信息,包括客户姓名、公司名称、联系方式、
需求意向等,确保信息的准确性与完整性,对潜在客
户进行重点标记与跟踪;各区域客户信息要转交给所
蒯
酬
熟
颍
糨
迅 I受
控
文
佳
|
销售部
3、如现场来访客人较多时,为了避免现场混乱,销售
部负责人应及时进行现场组织,有序接待。
市场部
展会宣传
品宣组应根据销售部门提供的现场图片或文案进行新
媒体的宣传工作,应在展会的第1天⒛∶OO前完成宣传
内容的发布。
销作妄音阝
当日总结
参展人员每天展会结束时,应由销售部组织参展人员
进行简要复盘,就当天情况进行总结、分析,提出次
日改善要求。展会纪录中当天有客户需求的,应及时
完成推进或流转,如下销售订单。
客户信息录入
l、在展会上获取的线索客户经部门负责人审核后分发
至对应区域,销售人员应于当天内录入到飞书系统,
并选定线索来源于“展会”并进一步选择具体的展会
名称;
2、能确定到商机信息的,应同上一步同步操作,在飞
书客户名下录入具体的商机信息。
日报记录
销售人员在当天的飞书活动中应根据当天线索录入和
老客户应邀参展接待的情况,如实填写“活动”内容,
并要求在“活动描述”正文前用“【料艹展会】”进行
标注,以便专项跟进展会效果情况。

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展品撤展
展会的最后一天撤展时,销售部门负责对展品进行清
点、整理与包装。仪器设备类的展品寄回宝泰仪仓库
收,非仪器类展品寄回公司市场部品宣组收。
展后总结
与跟踪
各参展部门
总结报告
展会结束后一周内应完成“参展报告”,认真总结参
展目标是否完成,总结参展的收获与不足,形成《参
展报告》发送至部门/中心负责人并抄送销售支持部负
麸
邮箱。  
匣
控
文
件
I
各参展部门
总结复盘
展会结束后,销售部门作为展会的主导统筹部门应在
1
周内组织完成参展复盘会议,各参展人员进行总结汇
报,提出改善建议,形成《会议纪要》发送至总经理
抄送至销售支持部负责人邮箱。
销售部
客户跟进
1、展会结束后,销售人员应持续有效的跟进展会上的
线索客户或客户的需求,展会结束l周内,应完成展
会收集到的所属区域全部客户至少一次的需求跟进,
并形成解决方案或后续跟进措施。
2、跟进过程的具体情况,要在当天的活动日报中体现
并在“活动描述”正文前用“P辩展会,” 进行标注
销售支持部
3、根据第1点客户跟进要求,销售支持部应进行展会
客户的跟进情况稽核,对于未完成跟进要求的销售人
员进行督促并同步至销售部门负责人,要求落实工作。
效果评估
销售支持部
销售部
数据统计与分析
l、客户/商机数量统计,根据飞书系统线索客户录入及
老客户活动标注的情况,进行专项统计分析,分别为
线索客户数量与老客户到会沟通需求、商机情况进行
数据提取,并形成文档提供至销售部门进行评估跟进;
2、商机的转化及增量情况分析统计,测试订单、采购
订单数量统计,在展会结束后的1周捏周/1个月闸个
月内以客户为单位,分别进行测试订单数量及销售额
统计,分析商机的转化进度与销售情况,并从产品结
构进行分析,在展会前的采购基础上是否新增采购品
类,并形成文档提供至销售部门进一步评估跟进。
|

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文件名称
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6.相关文件及记录:
序号
文件名称
丬i|应记录名称
l
《出差管理制度》
0
《奖惩管理制度》
0
D
《付款、费用报销管理制度》
7.附件表单:
《参展报告》
参展报告(模版)
参展人姓名
参展人部门
本次参展的目的
指本次展会的汁划仟务的亢戊怙猊,有哪哔戊按艹父闷接的成粜,如
}氵盯机的
确认、订单的确认、客户开拓的怙况,以及在展会⒈对产品和知识的学习
参展任务完成情况
问题与机会分析
针对本次展会的过秽和绀梁,个人对包括组织I作在内的各顼I作的改苦
/dI议和转施方案。
改善建议和措施
怙祝,对苋宀1公刊沟了解恃况等。
逦过本次艇会发观的问题和机会笱i

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参展报告
参展人姓名
参展人部门
展会主题
本次参展的目的
参展任务完成情况
指本次辰会的汁划任务的宄成怙况,亻r哪些l℃按或)丨丨按的成梁,如滴
机的Ⅰ沏认、订唯f洵确认、客丿、】卅拓的怙觇,以及在蜓会卜对产;{宀瑚知
识的I丬怙规,对竞IΙIl公
i∷刂∫沟了解怙况饵。
问题与机会分析
通过本次丿
J世会发现的门趔和机会等。
改善建议和措施
针对本次展会的过租和绌果,个人对包括细织I作在内的各琐丁作的
改杵矬汶和扌丨
}施方案。
记录生效日期: 2o25年
o5月
30日
记冢1刍扁石马:CA-05丬0-R0⒈1,0